دفتر هیئت مدیره و مدیرعامل و حسابرسی داخلی

الف) شرح وظایف :

۱)اهم وظایف اختصاصی

1-برنامه ریزی و ترتیب تشکیل جلسات مدیر عامل با معاونین و مدیران و کارکنان و دعوتبه موقع از آنان .

-کنترل و هماهنگی درخصوص تنظیم بـرنـامه کار و موضوعات قـابـل طـرح در جلسات هیأت مدیره و تهیه و جمع آوری مدارک مورد نیاز و دعوت از اعضاء هیأت مدیره جهت شرکت در جلسه با رعایت مقررات.
۳-تنظیم صورتجلسات هیأت مدیره و اخذ امضاء اعضاء هیأت مدیره و درج صورتجلسات در دفتر مصوبات هیات مدیره با رعایت مقررات .
۴-ابلاغ مصوبات مجمع عمومی ، هیات مدیره و دستورات مدیر عامل به واحدهای ذیربط .
۵-ترتیب تشکیل جلسات کمیسیون ترک تشریفات مناقصه و مزایده و تنظیم صورتجلسات کمیسیون و اخذ امضاء اعضاء کمیسیون با رعایت مقررات مربوطه و ابلاغ صورتجلسات به واحدهای ذیربط .
۶-انجام امور و ارائه به موقع گزارشات مربوط به حسابرسی داخلی شرکت .
۷- تنظیم برنامه جلسات کمیته حسابرسی داخلی و پیگیری مصوبات آن .

۸- انجام حسابرسی های موردی ارجاعی از طرف مدیرعامل و هیات مدیره شرکت .

۹- هماهنگی و شرکت در برنامه ملاقات عمومی هفتگی مدیریت شرکت با ارباب رجوع .
۱۰- پیگیری مسائل ارجاعی به واحدها در مواقع لزوم .
۱۱- پیگیری اخذ مجوز از مجمع عمومی در موارد لزوم .
۱-کنترل و نظارت بر تنظیم و هماهنگی برنامه کشیک خارج از وقت اداری روزانه مدیران و مسئولین کشیک دفتر مدیر عامل و هیأت مدیره .
۱۳- کنترل درخواست های واحدهای شرکت قبل از طرح در جلسه هیات مدیره به منظور اطمینان از رعایت سلسله مراتب اداری و تکمیل بودن مستندات و مجوز قانونی به منظور طرح و اتخاذ تصمیم در هیات مدیره شرکت .

۱۴- پیگیری ، تهیه به موقع گزارشات هیات مدیره به مجمع عمومی شرکت .

۱۵- پیگیری و تهیه و ارسال به موقع گزارش نسبت به تکالیف مقرر از طرف مجمع عمومی شرکت .

۱۶- مستندسازی کلیه مصوبات و تصمیمات هیات مدیره شرکت به منظور امکان پاسخگوئی به هرگونه مراجعات آتی .
۱۷-کنترل و نظارت بر تنظیم برنامه جلسات ماهانه کمیته ها و کمیسیون ها .
۱۸-بازبینی و کنترل نامه های فیزیکی رسیده به دفتر مدیر عامل .
۱۹-بازبینی و کنترل نامه های رسیده از طریق اتوماسیون اداری .
۰-تهیه مدارک ، مستندات و پیش نویس مکاتبات مورد نظر مدیر عامل و هیات مدیره شرکت .
) اهم وظایف عمومی

۱- تهیه و تدوین و انتشار هرگونه روش، دستورالعمل و فرم های اداری و آیین نامه های داخلی با هماهنگی دفتر مدیریت استراتژیک و بهره وری .
- کنترل و نظارت بر فعالیتها و عملکرد افراد تحت سرپرستی و اعمال راهنماییهای لازم به منظور پیشبرد و حسن اجرای وظایف .
۳-نظارت بر رعایت دقیق دستورالعمل های کاری ، روشهای اجرائی ، آئین نامه ها و مقررات مربوطه براساس الزامات سیستمهای مدیریت کیفیت و ایمنی .
۴-ارسال گزارشات رسیده از واحدهای تحت سرپرستی درخصوص مشکلات احتمالی موجود در اجرای الزامات سیستمهای کیفیت و ایمنی به نماینده مدیریت در کیفیت و ایمنی .
۵-تجزیه و تحلیل عملکرد واحد تحت سرپرستی و ارائه راهکارهای مناسب جهت ایجاد انگیزه و ارتقاء وضعیت روانی و مسئولیت پذیری کارکنان تحت سرپرستی .
۶-رعایت کلیه دستورالعمل ها و روشهای سامانه مدیریت امنیت اطلاعات ( ISMS ) .

۷-همکاری لازم و مستمر در ارزیابی ها و ممیزی های داخلی و خارجی با متولیان امر و دفتر مدیریت استراتژیک و بهره وری

۸- درخواست به موقع بیمه نامه های مورد نیاز ذیربط در چارچوب بودجه مصوب و پیگیری تا ابلاغ بیمه نامه ها .

۹-رعایت اقدامات امنیتی و حفظ اطلاعات در اختیار بلحاظ جلوگیری از افشاء و سوء استفاده .

۱۰- نظارت مستمر بر رعایت انضباط اداری و آیین نامه حضور و غیاب کارکنان دولت در کلیه واحدهای تحت سرپرستی و اقدام قانونی و بموقع نسبت به هرگونه موارد تخلف .

۱۱- انجام سایر وظایف محوله .

ب) اختیارات تفویضی ( موضوع ماده ۵۳ قانون محاسبات عمومی کشور )

۱) اختصاصی

۱-مکاتبه با واحدها ی شرکت و دیگر شرکت های وابسته به وزارت نیرو در رابطه با مسئولیت های محوله به غیر از مدیران عامل شرکتهای یاد شده.

- تایید درخواستهای لوازم اداری و وسایل مورد نیاز ذیر بط جهت تحویل از انبار .

۳- تایید درخواست های خرید ذیربط در حد ۰ % معاملات جزئی با رعایت اصل صرفه جویی و ضوابط و مقررات مربوطه به منظور اقدام توسط امور تدارکات و قراردادها .

) عمومی

۱- امضای مکاتبات غیرتعهدآور مربوط به واحدهای تابعه شرکت , مؤسسات دولتی و خصوصی و اشخاص در رابطه با مسئولیت محوله ( باستثنای مقام عالی وزارت نیرو و معاونین ایشان ، شخص استاندار و معاونین ایشان, مدیرعامل شرکت توانیر و معاونین ایشان , نمایندگان مجلس و مدیران کل استان , فرمانداران , مراجع قضائی و انتظامی و سازمان بازرسی و دیوان محاسبات ) .

- تایید درخواست لوازم اداری و وسایل مورد نیاز ذیربط جهت تحویل از انبار .

۳- تأیید فرم درخواست خودرو و تاکسی سرویس جهت انجام وظایف حوزه ذیربط با رعایت اصل صرفه جوئی.

۴- پیشنهاد انتقال , تغییر شغل و انتصاب کارکنان تحت سرپرستی به پست های سازمانی مصوب با رعایت قوانین و مقررات و ضوابط به مقام مافوق .

۵- اتخاذ تصمیم در مورد مرخصی های استحقاقی و استعلاجی مورد تقاضای کارکنان تحت سرپرستی حداکثر به مدت ۵ روز.

۶- تأیید فرمهای ارزشیابی خدمات کارکنان تحت سرپرستی بمنظور ترفیعات , ارتقاء رتبه و تمدید قراردادهای استخدامی با رعایت ضوابط و مقررات مربوطه .

۷- اتخاذ تصمیم در مورد انجام کار اضافی برای کارکنان تحت سرپرستی با رعایت ضوابط و محدودیت های اعلام شده و ارائه به مقام مافوق جهت تأیید آن بمنظور پرداخت فوق العاده مربوطه .

۸- اتخاذ تصمیم در مورد اعزام کارکنان تحت سرپرستی به مأموریت های اداری مقتضی در حوزه عمل شرکت حداکثر به مدت ۵ روز با رعایت آئین نامه های مربوطه و تأیید انجام آنها بمنظور تهیه و صدور اجازه پرداخت فوق العاده های ذیربط توسط امور کارکنان و رفاه .

۹- پیشنهاد به مقام مافوق درخصوص اعلام تخلفات کارکنان تحت سرپرستی به واحدها و مراجع ذیربط ( هیات بدوی رسیدگی به تخلفات اداری و یا کمیته انضباط کار ) .

۱۰- پیشنهاد اتخاذ تصمیم درباره مسائل تشویقی و یا انضباطی کارکنان تحت سرپرستی مطابق با مقررات و بخشنامه های ذیربط به مقام مافوق .

۱۱- پیشنهاد نیازهای نیروی انسانی واحد تحت سرپرستی به مقام مافوق .

۱- پیشنهاد انجام تغییرات لازم در تشکیلات مصوب واحد تحت سرپرستی به مقام مافوق .

۱۳- درخواست خرید سخت افزار و نرم افزار بعد از تائید مدیر دفتر فن آوری اطلاعات و تصویب کمیته .

۱۴- تائید درخواست بلیط هواپیما .

۱۵-اتخاذ تصمیم در خصوص برگزاری دوره های آموزشی طبق تقویم آموزشی مصوب و اعزام پرسنل به دوره های یاد شده بر اساس دستورالعملهای ابلاغ شده .

۱۶-ایفای کلیه وظایف و مسئولیت های قانونی مربوط به دستگاه نظارت در قراردادها و پیمانهای ذیربط در چارچوب بخشنامه های ابلاغی سازمان مدیریت و برنامه ریزی، با رعایت ضوابط و مقررات قانونی مربوطه .